UBO bij een buitenlandse rechtsvorm
Wanneer uw organisatie in het buitenland is opgericht of onderdeel is van een internationale structuur, geldt ook dan de wettelijke verplichting om de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) vast te stellen.
Captin moet kunnen bepalen wie uiteindelijk zeggenschap heeft of profiteert van de buitenlandse entiteit, ongeacht het land van oprichting.
Waarom dit nodig is
Als financiële dienstverlener is Captin op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om de UBO’s van al haar klanten vast te leggen. Dat geldt ook voor buitenlandse entiteiten, omdat wij moeten vaststellen wie de natuurlijke personen zijn die de feitelijke invloed uitoefenen of het economische belang hebben. Zonder deze informatie kunnen wij onze dienstverlening niet voortzetten of afronden.
Verschillen per rechtsstelsel
De manier waarop eigendom en zeggenschap zijn vastgelegd, verschilt per land. Niet elk land kent dezelfde rechtsvormen als in Nederland. Een buitenlandse entiteit kan bijvoorbeeld zijn opgericht als:
- Limited (Ltd) in het Verenigd Koninkrijk
- Société Anonyme (SA) of Société à Responsabilité Limitée (SARL) in België of Frankrijk
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in Duitsland of Oostenrijk
- Corporation (Inc.) of Limited Liability Company (LLC) in de Verenigde Staten
Captin beoordeelt deze buitenlandse vormen op basis van hun juridische kenmerken: wie bezit de aandelen, wie heeft de stemrechten, en wie bepaalt feitelijk het beleid?
De vier UBO-criteria
Ook bij buitenlandse entiteiten gelden dezelfde vier uitgangspunten om te bepalen wie de UBO is:
• Meer dan 25% van de aandelen of eigendomsrechten
• Meer dan 25% van de stemrechten
• Meer dan 25% van het economisch belang
• Feitelijke zeggenschap
De klant moet per natuurlijke persoon aangeven op basis waarvan iemand UBO is. Als geen enkele persoon direct of indirect aan deze criteria voldoet, dan worden de leidinggevenden of bestuurders van de entiteit aangemerkt als pseudo-UBO’s.
Bewijsstukken die wij kunnen vragen
Omdat buitenlandse entiteiten vaak niet zijn ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, vragen wij aanvullende documentatie om de structuur te verifiëren. Denk hierbij aan:
- Een recent uittreksel uit het buitenlandse handelsregister
- Een organogram of structuurdiagram van de entiteit
- Eventuele UBO-verklaringen of aandeelhoudersregisters
- Een kopie van de statuten of oprichtingsakte
Deze documenten helpen ons vast te stellen wie uiteindelijk de zeggenschap of het eigendomsbelang heeft.
Wat als de buitenlandse structuur complex is?
Bij internationale holdings, fondsen of truststructuren kan de eigendomsstructuur bestaan uit meerdere lagen. Captin beoordeelt dan de gehele keten om de natuurlijke personen te identificeren die bovenaan de structuur staan en uiteindelijk zeggenschap uitoefenen. Wij kunnen in dat geval aanvullende vragen stellen of extra bewijsstukken opvragen, bijvoorbeeld over tussenhoudsters of aandeelhoudersregisters.
Belangrijk bij het invullen
Wanneer u het digitale vragenformulier invult, vragen wij u om de buitenlandse entiteit te beschrijven en de relevante documenten te uploaden. Zorg ervoor dat:
- Documenten recent en leesbaar zijn (bij voorkeur in het Engels of Nederlands)
- Namen van aandeelhouders en bestuurders duidelijk zichtbaar zijn
- Het document afkomstig is van een betrouwbare bron, zoals een officieel handelsregister
Onze analisten beoordelen vervolgens de informatie en kunnen contact opnemen als er iets ontbreekt of verduidelijking nodig is.
Twijfel over de juiste aanpak?
Wij begrijpen dat het vaststellen van UBO’s bij buitenlandse entiteiten soms complex is. Daarom raden wij aan om deze rubriek zorgvuldig door te lezen tijdens het invullen van het formulier.
Heeft u hierna nog vragen, of twijfelt u over welke personen moeten worden opgegeven? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier. Wij helpen u graag verder.